La matriculación de nuevos colaboradores a un entorno virtual de aprendizaje, la inscripción en los cursos, el envío de recordatorios y la emisión de certificaciones, entre otros, son procesos administrativos que consumen mucho tiempo y no nos permiten enfocarnos netamente en acciones que nos permitan construir experiencias de aprendizaje virtual significativas para nuestros colaboradores, identificar las brechas de habilidades y las necesidades de aprendizaje, desarrollar rutas o programas de aprendizaje o buscar el contenido que se adapte mejor a los objetivos de la organización.
Sin embargo, esa situación puede cambiar gracias a los flujos de trabajo automatizados.
Al automatizar las tareas repetitivas, pero necesarias dentro de la plataforma LMS de tu organización, estás permitiendo qué formadores, tutores y administradores de plataformas puedan agilizar su trabajo para concentrarse en temas de alto impacto para la organización.
Ventajas de las automatizaciones
- Ahorrar tiempo al reducir el trabajo manual, y, por lo tanto, ahorrar costos. No nos podemos olvidar de que en el sector corporativo, cuanto menos tiempo nos lleve completar una tarea, menos recursos invertimos.
- Permiten que tu equipo se centre en cuestiones estratégicas, más que en tareas repetitivas.
- Las automatizaciones permiten reducir o eliminar errores comunes como los tipográficos, numéricos o de entradas duplicadas.
Algunos ejemplos de tareas que se pueden automatizar en una plataforma virtual de aprendizaje
- Inscripciones a cursos
- Administración de la seguridad de diferentes cursos
- Emisión o asignación de certificados o insignias
- Compartir informes con líderes
- Enviar recordatorios a los colaboradores cuando tienen tareas, actividades o evaluaciones pendientes
Reglas dinámicas: funcionalidad de Moodle Workplace que te permite automatizar
Moodle Workplace (conoce más de esta plataforma: https://www.edu-labs.co/moodle-workplace) incluye la funcionalidad Reglas Dinámicas que le permite a tu organización automatizar, dentro de tu plataforma LMS, tareas simples como la asignación de usuarios, hasta procesos más complejos que involucran muchos pasos, como la asignación de usuarios a diferentes micrositios de acuerdo con su rol. (Conoce ¿Qué es una plataforma LMS multi-sitio?, a través del siguiente enlace https://www.edu-labs.co/blogs/post/%C2%BFque-es-una-plataforma-lms-multi-sitio-y-por-que-tu-empresa-puede-necesitar-una).
De esa manera, las reglas dinámicas de Moodle Workplace permiten definir y ejecutar reglas centralizadas y automatizadas con unos simples clics, utilizando un enfoque condicional: “si esto, entonces aquello” (if this, then that). Por lo tanto, las reglas dinámicas tienen dos elementos fundamentales: las condiciones y las acciones. Las primeras se aplican a los usuarios y son los criterios que se deben cumplir para que se active una acción. Las condiciones pueden ser múltiples, lo que significa que puede combinar más de una para generar una acción o acciones.
Ejemplo práctico de utilización de las reglas dinámicas
Una empresa tiene un programa de inducción de Recursos Humanos para todos las áreas, y adicional tiene un programa de inducción general para el área de soporte, al que pueden acceder una vez terminen el curso general de Recursos Humanos. Con la funcionalidad de Reglas Dinámicas, la empresa puede automatizar la incorporación de los nuevos colaboradores del área de soporte. Veamos cómo.
Regla 1: Asignación de colaboradores al curso de Inducción General
Condición: Usuarios nuevos que no están en el curso Inducción General
Acciones: Asignar a los usuarios al curso Inducción General
Regla 2: Asignación de usuarios al curso de Inducción General Área de Soporte
Condiciones: Usuarios que han completado el curso Inducción General y usuarios que están inscritos en el departamento de soporte.
Acciones: Matricular a los usuarios en el curso Inducción General Área de Soporte y enviar una notificación dándole la bienvenida al curso.
Con esta automatización, el área de Recursos Humanos puede asegurar que todos los colaboradores que ingresen al área de soporte pasen por los dos programas de inducción definidos para ellos.
Además de este ejemplo, hay muchas otras formas en las que las reglas dinámicas pueden ser utilizadas para automatizar tareas en una plataforma de aprendizaje virtual. Por ejemplo, se pueden usar para asignar automáticamente cursos a los colaboradores en función de su departamento, cargo o nivel de habilidad. También se pueden usar para enviar notificaciones a los usuarios cuando se actualiza el contenido del curso o cuando se les asigna una tarea nueva.
En resumen, la automatización de tareas repetitivas en una plataforma de aprendizaje virtual puede ser una herramienta muy útil para ahorrar tiempo, reducir errores y permitir que el personal se enfoque en tareas estratégicas. Las reglas dinámicas de Moodle Workplace son una funcionalidad muy útil para lograr esta automatización, y pueden ser utilizadas para una variedad de procesos dentro de una plataforma LMS.
Referencias
